Прошу рассмотреть и согласовать направленные объемы. Образец письма-просьбы о содействии

Неотъемлемой и важной частью современной деловой переписки является письмо-просьба. Образцы и примеры формулировок, представленные в статье, а также обозначенные правила его написания помогут вам грамотно составить нужную текстовку и оформить ее в соответствии с обычаями делопроизводства. Предлагаем вам поэтапное руководство по написанию данного вида обращений.

Общие сведения

Письмо-просьба актуально в тех случаях, когда его автору необходимо получить от других лиц какую-либо информацию, документы, совершить сделку или иные действия делового характера. Оно может быть направлено как на имя конкретного лица (руководитель, директор, начальник отдела и пр.), так и в адрес всей организации в целом. Ваша просьба о помощи должна соответствовать общепринятым в деловой переписке правилам.

Письмо - это лицо компании, значение имеют даже мелочи. Печатайте его на фирменном бланке за подписью уполномоченного лица и с печатью (при наличии). Отнеситесь ответственно к выбору шрифта, его размеру и расположению текста на странице. Не пренебрегайте полями, красной строкой и абзацами. Зачастую первое впечатление складывается именно при одном только взгляде на документ.

Этап 1: Указание адресата

Если вы пишете обезличенное письмо в адрес конкретной компании, то, скорее всего, оно попадет в приемную или канцелярию, затем к руководителю и в итоге к непосредственному исполнителю. Указывайте в «шапочке» текста правильное полное наименование организации, лучше всего добавить еще и юридический адрес.

Как уже было сказано выше, оптимальным считается вариант с указанием конкретного адресата, то есть персонально адресованная просьба о помощи. Всегда старайтесь обращаться по имени и отчеству. Например, «Уважаемый Александр Викторович!» или «Уважаемый господин Шварц!». Таким образом вы, во-первых, выразите лицу свое уважение, а во-вторых, просьба, адресованная конкретному человеку, накладывает на него определенные обязательства, ответственность за ее рассмотрение и выполнение.

В некоторых ситуациях логично будет использовать в качестве адресата группу лиц, определенный коллектив или его часть. Актуально это и в тех случаях, когда письмо-просьба отправляется по нескольким адресам. Используйте такие формулировки, как: «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые бухгалтера!» и пр.

Этап 2: Комплимент

Хорошо, если служебное письмо-просьба будет содержать комплимент по отношению к его адресату. Делая его, вы как бы отвечаете на его закономерный вопрос: «Почему с этим вопросом вы именно ко мне обращаетесь?». Можно отметить былые заслуги и личные качества человека, статус компании и т.д. Используйте в частности следующие формулировки: «Ваша фирма является ведущим поставщиком…», «Вы помогли многим в решении сложных вопрос данной области…», «Ваша организация - ведущий эксперт на рынке в области…» и пр. Не забывайте о том, что уместным комплимент будет тогда, когда письмо-просьба (образцы и примеры по тексту) имеет нестандартный характер и адресата нужно к себе расположить. Обратите его внимание на качества и заслуги, которые актуальны для выполнения вашей просьбы. Однако не рекомендуем переступать очень тонкую грань между хорошим и правильным комплиментом и грубой лестью.

Этап 3: Обосновываем просьбу

Любая просьба должна быть аргументирована, ведь адресат должен знать, почему вы обращаетесь именно к нему. Поэтому имеет смысл ввести его в суть дела. На данном этапе рекомендуем вам подобрать три наиболее убедительных аргумента, которые следует выстроить в тексте письма по схеме: средней силы, слабый, наиболее сильный.

Просьба может иметь различный уровень сложности, и нужно быть готовым к тому, что адресат не всегда будет заинтересован в ее выполнении. В связи с этим его необходимо убедить в том, что ее реализация несет в себе для него потенциальную выгоду. Заинтересуйте адресата, чтобы он принял с полной серьезностью ваш документ.

Письмо-просьба может содержать в себе предложение о реализации определенной привлекательной для него возможности.

Примеры формулировок

• «Во все времена предприимчивые и деловые люди стремились не только к материальному успеху, но и к личностному росту, чтобы навсегда запомниться людям своими добрыми делами, завоевать их уважение».
• «Безусловно, ваша основная цель - это повышение уровня жизни граждан города». Можно использовать в частности данную формулировку, когда составляется письмо-просьба депутату, к примеру, о предоставлении помещения для детского сада, обустройстве детской площадки и пр.

Также вы можете озвучить актуальную для адресата проблему, покажете ему, каким образом ваша просьба может ему помочь в ее решении или в реализации определенных возможностей.

Бывает так, что предложить другой стороне вам нечего, либо это неуместно в данном контексте. В этом случае самый оптимальный выход - рассказ о значимости вашей просьбы. Описывайте ситуацию максимально достоверно и полно, так, чтобы брало, что называется, за душу. Если же душещипательный момент в вашей истории отсутствует априори, приводите факты и делайте акцент на причинно-следственные связи. Расскажите, о том, что будет, если вам откажут или, напротив, согласятся помочь.

Этап 4: Излагаем просьбу

Когда адресат морально подготовлен к восприятию вашей просьбы, ее можно излагать. Составляйте краткий текст, избегая длинных и замысловатых предложений, а также двусмысленности или недосказанности. Письмо-просьба (образцы и примеры формулировок по тексту) должно быть лаконичным и четким по смыслу. Так, если вы просите приобрести какое-либо оборудование для компании, то укажите комплектность, цену и количество:

«Для оснащения отделения скорой помощи больнице требуется новый автомобиль, стоимость которого равна 3.5 млн рублей. Просим Вас помочь нам в его приобретении».

Или, к примеру, просьба о снижении арендной платы должна быть конкретизирована: «Просим Вас снизить плату за аренду помещения до уровня 500 руб. за кв.м до стабилизации экономического положения».

Этап 5: Резюмируем

В завершении письма свою просьбу нужно резюмировать. Повторите ее еще раз и сделайте акцент на том факте, какую выгоду получает адресат в случае, если окажет вам запрашиваемую помощь. Однако при этом следует немного видоизменить текст просьбы. Возвращаясь все к тому же примеру о снижении арендной платы, предлагаем следующую формулировку:

«В случае вашего согласия снизить арендную плату до уровня 500 руб. за кв.м на время стабилизации сложившегося экономического положения вы сможете поспособствовать сохранению более 20 рабочих мест, а также не понесете убытков из-за полного отсутствия оплаты».

Помните, важно повторить не только просьбу, но и выгоду, которая может быть получена от ее выполнения, причем она не обязательно должна быть материальной. Многие крупные компании охотно выступают в качестве спонсоров, инвесторов и занимаются благотворительностью.

Думаем, что теперь, после изучения процесса поэтапно, перед вами не возникнет вопроса о том, как составить-письмо просьбу. Достаточно лишь учесть все правила деловой переписки и некоторые нюансы. Предлагаем вам также изучить еще один пример.

Пример

Уважаемый Феликс Петрович!

Ваше предприятие уже не первый год организует производственную практику студентов на предприятии, помогая им реализовать полученные в университете знания на практике.

Вы как начальник отдела кадров являетесь лицом, заинтересованным в привлечении новых сотрудников, молодых и перспективных инженеров, высококвалифицированных специалистов. На сегодняшний день данная профессия является одной из наиболее востребованных. Многие студенты хотели ли бы узнать о ее возможностях, тонкостях и значимости.

В связи с этим просим вас организовать встречу главного инженера с абитуриентами и студентами 1-2 курсов 25 апреля в 17:00 на базе вашего предприятия.

Рассказав о преимуществах и секретах профессии сегодня, Вы закладываете надежный фундамент для подготовки специалистов и профессионалов завтра. Возможно, спустя несколько лет именно один из них выведет ваше предприятие на новый уровень развития.

С уважением и благодарностью,

Ректор Университета И.Ж.Бычков

Изучив информацию о том, каким требованиям должно соответствовать письмо-просьба, образцы и примеры формулировок, вы легко сможете справиться с его написанием на практике.

Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы. Успешно решить сложности «трудных» писем помогают: Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная установка на партнерство Выбор уместного стиля письма (официально-делового или доверительно-делового Грамотное и логичное оперирование фактами Образцы деловых писем. На данный вид письма требуется дать ответ. Чтобы написать письмо-просьбу, необходимо следовать общим правилам деловой переписки и оформления деловых писем. В практике ведения делопроизводства любой организации довольно часто используется письмо-просьба, образец в этой статье послужит хорошим для вас примером.

Написать открытое письмо президенту

Хотела встать на очередь собрала справки(за которые пришлось платить),но меня отослали т.к. мы имеем машину о чем я тоже представила справку из ГБДД,но она не устроила местную управу,нужно было снова собрать справки и пред-оставить акт оценки авто.Это просто издевательство-справки стоят денег,да и с маленьким ребенком не набегаешься.Что делать я не знаю,за коммунальные платежи не имея даже прописки платить тяжело.Почему же у нас брошены многодетные семьи?почему некто не хочет помочь?все только стараются отмахнуться..я уже не надеюсь на просторную квартиру в которой будет место не только для сна,но и для игр детям.Последняя надежда на то,что вы обратите внимание Очень прошу Вас посодействовать в вопросе заключения с нами договора социального найма и прописки на квартиру, в которой мы в настоящее время проживаем.

Просим вас оказать содействие в проведении мероприятия

Внимание

Письмо составляют как можно более простыми словами и в краткой форме, но с указанием конкретных деталей, касающихся непосредственно просьбы. Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им Администрация СПбГУТ оставляет за собой право не отвечать на вопросы, заданные в грубой форме, и на вопросы с использованием ненормативной лексики. Обратная связь для сообщений о фактах коррупции Все вопросы опубликованные на сайте.

Все категории вопросов на сайте. 2112. Прошу оказать содействие в решении вопроса оплаты Валентина Александровна (Гость) Четверг, Октябрь 10 2013, 04:53 PM Здравствуйте Александр Андреевич! Обращается к Вам мама Вашего студента 2 курса(Федоренко М.С.) - Федоренко Валентина Александровна.

Post navigation

Медицинские, образовательные, культурные и спортивные организации нуждаются в материальной поддержке со стороны крупного бизнеса, и на примере России мы можем видеть, как подобная поддержка оказывается в виде благотворительных акций, специальных фондов, стипендий и грантов. В таких письмах рекомендуется очень продуманно объяснить, почему это послание адресовано данному лицу, указав, например: «мы ведь жители одного города и это наши общие заботы» , или более конкретно: «ведь вы выпускник нашего вуза», или: «ваши научные работы связаны с решением проблемы, которой мы занимаемся». Эффективное письмо-просьба за 5 шагов Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу? Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы.
Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма. Шаг 1.

Деловые письма

Зирекле. Прошу Вашего содействия в решении данного вопроса, С уважением, главный врач филиала ОАО «Татэнерго» - санатория «Балкыш» Хисамутдинов Альберт Филюсевич. Как неоднократно сообщалось Вам раннее, с целью увеличения пропускной способности в центральной части города, рационального использования подвижного состава, сокращения непроизводственных расходов, экономии электроэнергии МУП «Метроэлектротранс» в соответствии с постановлением Руководителя Исполнительного комитета г.Казани от 03.09.2008 №5081 «О демонтаже трамвайных путей по улицам Пушкина, К.Маркса, Н.Ершова, от ул.Профсоюзная до ул.Гвардейская» работа трамвайных маршрутов №5, 12, 20, 21 отменена и с 12.09.2008 начаты работы по демонтажу трамвайных путей на вышеуказанном участке.

Просим вас оказать содействие в решении нашего вопроса

Кроме того, следует позаботиться о том, чтобы получатель письма в случае необходимости имел возможность напрямую обратиться к его составителю. Открытые письма Путину В Во дворе дома, в котором мы проживаем по адресу г. Красногорск, ул. Игоря Мерлушкина дом. 1, парковочные места всегда заняты и нет возможности поставить во дворе автомобиль, в связи с этим приходится оплачивать место на платной парковке в размере 8000 руб.
Ежемесячно! Для пенсионеров это непозволительно высокие расходы. (изначально, в 2013 году, стоимость парковки была 4000 руб/мес. за 3 года стоимость выросла в 2 раза!) В соответствии с Частью 9 статьи 15 Федерального закона от 24. Просьба оказать содействие Мы как добросовестные предприниматели выполнили все условия договоров в срок в полном объеме, о чём свидетельствуют акты выполненных работ, подписанные представителями заказчика.

Прошу вас оказать содействие

• Письмо-просьба образцы и примеры
• Эффективное письмо-просьба за 5 шагов
• ПОСОДЕЙСТВОВАТЬ это
• Деловой словарик
• Как написать письмо с просьбой
• Открытые письма Путину В
• Просьба оказать содействие
• Оказать содействие в решении вопроса
  • На сайте вы можете найти: Оказать содействие в решении вопроса - добавлено 11 комментария(ев)
• Деловое письмо образец
• Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им
• Просим Вас оказать содействие в решении нашего вопроса

Письмо-просьба образцы и примеры Но регулярной практикой составления подобных писем-просьб оказывается работа специалистов по связям с общественностью в некоммерческих организациях.

Письмо-просьба

Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением … Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит…. Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж… Рады (имеем честь) предложить (Вам)… Рады сообщить о возможности… Хотим привлечь Ваше внимание… Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для… Конкретные действия Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий… Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и произвести оплату всех ранее полученных счетов за … Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации… Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….) Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу… Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по ….
Все замечания устранены (письмо Казьмина В.М. генеральному директору Бабасяну Г.Л. – исх. № 10-Сити-16/02-02/743 от 05.02.2016 г.).Несмотря на это, вертолетный ангар функционирует по прямому назначению с 27.09.2015 г. Неоднократные обещания генерального директора ООО «ГАРАНТ-СВ» г-на Бабасяна Г.Л. произвести оплату, до настоящего момента не выполнены. Окончательный платеж составляет 1 635 950,00 рублей.Путем переговоров разрешение данного вопроса не представляется возможным.
04.07.2016 г. мной направлена Претензия в ООО «ГАРАНТ-СВ».В случае не решения вопроса погашения задолженности, я буду вынужден обратиться в судебные органы, чего мне не хотелось бы делать. Эти действия повлекут за собой огласку, разбирательства о законности установки вертолетного ангара, вмешательства органов прокуратуры, поскольку не произведена выплата заработной платы сотрудникам и др.

Прошу вас оказать содействие в решении данного вопроса

Вашего содействия в… Напоминаю (напоминаем) о… Прошу ликвидировать отставание (задолженность) Считаю необходимым обсудить с Вами … Хочу (хотим) согласовать с Вами…. Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы… Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта… Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о… Информирую (Вас) о… Позвольте проинформировать о… Обращаюсь к Вам в связи с… Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с … Вынуждены сообщить… Ставим Вас в известность о… Настоящим извещаем (Вас) о… Уполномочен сообщить… Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)… Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями… Предлагаем содействие в решении проблемы… Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)… Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на….

• ссылки на основание для обращения

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2020 г.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

• «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
• «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
• «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).

1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:

• полное название документа;
• количество экземпляров;
• при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).

1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

• дата принятия документа;
• общее количество пересылаемых экземпляров;
• количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
• при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней . Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней». В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

С опроводительное письмо - это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

• подтверждает факт отправки;
• предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
• благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо »

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма - перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

• сообщение о направлении документов,
• просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

• «Во исполнение… направляем вам…»,
• «Высылаем вам…»,
• «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования» , «для ознакомления» , «для подписания» , «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»,
• «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
• «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам - приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма , вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Свернуть Показать

Пример 2

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Свернуть Показать

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей - меньше.

Пример 3

Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Свернуть Показать

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4

Описание сброшюрованного приложения

Свернуть Показать

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от... №...»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5

Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Свернуть Показать

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6

Приложение к письму имеет собственное приложение

Свернуть Показать

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение - только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7

Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Свернуть Показать

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8

Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Свернуть Показать

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» - т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма - то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 - см. цифру 4).

Пример 9

Сопроводительное письмо

Свернуть Показать

Пример 11

Форма сопроводительного письма для заявителей - физических лиц

Свернуть Показать

Сюрприз для заявителей - физических лиц

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Просьба ответить в определенный срок

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо - 5 рабочих дней» . Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Вспомним о том, что по правилам делового обращения . Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Пример 10

Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

Свернуть Показать

Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения...

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ» . Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему - в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение - нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

Сноски

Свернуть Показать

Деловые письма относятся к группе информационно-справочных документов и составляют основную массу официальных документов, используемых при документировании деятельности организации.

Деловое письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами в деловой практике организаций.

"ПИСЬМО" как вид документа не выделяют и поэтому не указывают в заголовочной части документа. Письма выполняют следующие функции:

• – являются средством коммуникации;
• – являются средством ретрансляции информации;
• – являются уведомлением о каком-либо факте.

Исторический экскурс

Первые письма на Руси – берестяные грамоты, как правило, были очень кратки. Самые длинные грамоты насчитывают 166 и 176 слов. Но чаще всего грамоты гораздо короче: большинство полностью сохранившихся грамот не длиннее 20 слов, лишь немногие из них длиннее 50 слов.

Большинство берестяных грамот – это частные письма. Они посвящены самым разнообразным делам текущей жизни – хозяйственным, семейным, денежным, торговым и т.д. К категории частных писем тесно примыкают челобитные (XIV–XV вв.) феодалу от крестьян.

Деловое письмо является своеобразной визитной карточкой организации. По тому насколько правильно и эстетично оно составлено и оформлено судят о профессиональных качествах работающих в ней сотрудников и об организации в целом.

Деловые письма могут быть классифицированы по следующим признакам:

по видам: гарантийные, инструкционные, сопроводительные, поздравительные, благодарственные письма и др. Деление деловых писем по видам является ключевым при их классификации;

• – по типизации: типовые, трафаретные, индивидуальные;
• – по области применения: коммерческие, административные, судебные и др.;
• – по структуре: деловые письма могут иметь простую и сложную структуру;
• – по месту в документообороте: письма по отношению к организации являются входящими или исходящими;
• – по месту в процессе переписки: инициативными, ответными;
• – по необходимости продолжения переписки: деловые письма могут требовать ответного письма (письма-запросы, письма-просьбы) и не требовать ответного письма (инструкционное письмо);
• – по правому статусу адресантов: деловые письма могут быть от государственных органов, организаций, граждан и др.;
• – по направлению деятельности организации; письма могут охватывать производственную, финансовую, консалтинговую, проектную деятельность и др.;
• – по способу отправки: письма могут быть отправлены посредством почтовой, электронной (электронное сообщение), телеграфной (телеграмма), факсимильной (факсимильное сообщение), телефонной (телефонограмма), телексной (телекс) связи. Независимо от способа отправки деловые письма оформляются на специальных бланках для писем. На бланке оформляется первая страница текста, остальные страницы – на обычных листах бумаги.

Основным используемым форматом бумаги для бланков является формат А4. Бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или с помощью средств вычислительной техники непосредственно во время подготовки документа. Способ изготовления бланков зависит от предпочтений организации с учетом требований к изготовлению бланков с использованием герба РФ или гербов субъектов РФ.

При подготовке и оформлении письма используют следующие реквизиты:

• – Государственный герб РФ;
• – герб субъекта РФ;
• – эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
• – код организации;
• – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• – ИНН/КПП;
• – код формы документа;
• – наименование организации;
• – справочные данные об организации;
• – наименование вида документа;
• – дату документа;
• – регистрационный номер документа;
• – ссылку на регистрационный номер и дату документа;
• – адресат;
• – заголовок к тексту;
• – текст документа;
• – отметку о наличии приложения;
• – подпись;
• – оттиск печати;
• – отметку об исполнителе.

Структура текста письма включает:

• – обращение;
• – информационную часть;
• – заключительную этикетную формулу вежливости.

Деловые письма следует начинать с личного обращения к адресату письма. Задача обращения – установить контакт с адресатом, выразить уважение, привлечь его внимание к письму. Наиболее официальный характер носит формула обращения по должности, она используется при обращении к руководителям, занимающим высокое должностное положение (Президент, Председатель и др.):

"Уважаемый господин Президент!";

"Уважаемый господин Председатель!"

Официальный характер носит также обращение по фамилии. Обращение по фамилии (без имени, отчества или инициалов) широко используется в служебной переписке, оно является строго официальным и свидетельствует о наличии некоторой дистанции между адресатом и адресантом письма:

"Уважаемый господин Антонов!";

"Уважаемая госпожа Белова!"

Наиболее распространенным вариантом, свидетельствующим о деловых контактах, является обращение по имени и отчеству:

"Уважаемый Сергей Иванович!";

"Уважаемая Ирина Николаевна!"

При обращении к группе работников или в случае затруднения получения информации о руководстве организации используется обращение:

"Уважаемые господа!"

При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение:

"Уважаемые руководители филиалов!";

"Уважаемые коллеги!"

В информационной части письма используется официально-деловой стиль – особая разновидность русского литературного языка, предназначенная для общения в сфере административного управления.

В общем случае текст письма состоит из предложений, сгруппированных в абзацы. Между абзацами должна обеспечиваться четкая смысловая и стилистическая взаимосвязь.

Для наилучшего восприятия письма, в основном, бывают посвящены одному вопросу. Тем не менее, для освещения его различных аспектов, как правило, возникает необходимость в дополнительной структуризации текста. Такая структуризация часто предусматривает разделение текста на три части: вводную, основную и заключительную.

Вводная часть текста предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. Она может состоять из одного абзаца.

Основная часть текста служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса. В зависимости от его сложности и новизны основная часть может включать от одного до трех и более абзацев.

Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, содержащего выводы, а также просьбу (требование, указание) к адресату и характер ожиданий автора.

При составлении текстов писем большое значение имеет выбор конкретных языковых средств. Наиболее распространенной формой изложения в письме является использование 1-го лица множественного числа в глаголах, обозначающих ключевое действие текста: "оплату гарантируем", "сообщаем, что...", "просим направить...", "предлагаем рассмотреть...", "направляем на заключение...", "напоминаем, что..." и т.п. При написании письма на должностных бланках используется форма изложения текста письма от 1-го лица единственного числа "прошу рассмотреть...", "считаю необходимым..." и др.

В практике государственных органов письма начинают с названия организации "Министерство сельского хозяйства Российской Федерации предлагает...", "Министерство культуры Российской Федерации просит...".

Заключительные этикетные формулы представляют собой устойчивые в языковом отношении фразы, выражающие надежду на дальнейшее сотрудничество, сожаление по поводу ограниченных возможностей адресата и т.д.:

"Сожалеем, что не можем воспользоваться Вашим предложением";

"Надеемся на дальнейшее сотрудничество".

Заключительная формула вежливости может отсутствовать в официальных письмах, но практически всегда подытоживает письма, текст которых носит отчасти личный характер (например, письма-благодарности). Использование заключительной формулы вежливости несколько приглушает официальный тон в конце послания.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи и располагается интервалом ниже последней строки текста письма.

Если служебное письмо начинается с обращения "Уважаемый..!", оно должно заканчиваться заключительной этикетной формулой "С уважением", которая печатается на 2–3 интервала ниже текста, с абзаца:

Обращение и заключительные формулы вежливости составляют так называемую этикетную рамку. Если обращение в письме отсутствует, то опускается и заключительная формула "С уважением".

В качестве заключительной формулы вежливости также могут использоваться следующие стандартные формулировки:

"С неизменным уважением...";

"С глубоким уважением...";

"С глубоким почтением...";

"С благодарностью и уважением...";

"С признательностью и уважением...";

"С уважением и пожеланиями всего наилучшего..."

Рассмотрим основные виды писем, наиболее часто встречающиеся в деловой практике.

Письмо-сообщение – деловое письмо, в котором сообщается, извещается о каких-либо событиях и фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу. Исходя из специфики, письма-сообщения обычно бывают небольшого объема и состоят из одного-двух предложений. Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации. Письмо-сообщение допустимо начать непосредственно со слова "Сообщаю" или одного из его синонимов ("Направляю", "Высылаю", "Представляю"), а также:

"Сообщаем, что...";

"Доводим до Вашего сведения, что...";

"Считаем необходимым поставить Вас в известность о...";

"Извещаем Вас о том, что...";

"Уведомляем, что...";

"Информируем Вас о том, что...";

"Ставим Вас в известность, что...";

"Считаем необходимым поставить Вас в известность, что...";

"Нам приятно сообщить Вам, что..."

"Сообщаем к Вашему сведению, что...";

"С радостью сообщаем Вам, что...";

"В продолжение наших... сообщаем наше...";

"На обращение... сообщаем...";

"Считаю своим долгом поставить Вас в известность, что...";

"Уполномочен поставить Вас в известность, что...";

"Извещаем...";

"На основании вышеизложенного считаем необходимым...";

"Установлено, что в период с... по...";

"Сообщаем, что по состоянию на..." и пр.

Образец письма-сообщения представлен в приложении 12.

Сопроводительное письмо – деловое письмо, информирующее адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов (договоров, каталогов, реестров и др.) или материальных ценностей. Направление сопроводительного письма является правилом хорошего тона в деловой практике организаций и способствует учету и дальнейшей эффективной информационно-справочной работе с отправляемыми документами.

Сопроводительное письмо начинают стандартными фразами:

"Направляем...";

"Представляем Вам...";

"Возвращаем Вам...";

"Высылаем Вам...".

Данным фразам может предшествовать вводная информация, сопутствующая данной управленческой ситуации:

"В соответствии с договоренностью направляем Вам...";

"В соответствии с планом-графиком представляем...";

"В подтверждение нашей договоренности высылаем..." и др.

Отличительной особенностью сопроводительного письма является проставление отметки о наличии приложения ниже текста.

Образец сопроводительного письма представлен в приложении 13.

Инструкционное (директивное, циркулярное) письмо – деловое письмо, содержащее указание (разъяснение) подведомственным организациям по вопросам расчетов, отчетности и др. Данный вид писем рассылается государственными, муниципальными органами, а также организациями, имеющими подведомственные организации.

На практике в документах такого рода руководители организаций освещают разрешительные указания относительно какого-либо конкретного вопроса по организации. Ознакомлению с инструкционными письмами подлежат все сотрудники организации, деятельность которых касается данного вопроса. Все указания, зафиксированные в инструкционном письме, являются обязательными для выполнения со стороны подчиненных.

Инструкционные письма подписываются руководителем государственного (муниципального) органа или организации.

Инструкционные письма могут начинаться с обоснования цели письма или ссылки на нормативный документ – "В целях...", "В соответствии с постановлением... №... от...", а заканчиваться фразой – "Об исполнении настоящего циркулярного письма доложите... нс позднее...".

Образец инструкционного письма представлен в приложении 14.

Письмо-просьба – деловое письмо, целью которого является получение официальных сведений, информации, документов или инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем- просьб.

Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Часто просьба излагается с помощью глагола "просить":

"Просим Вас сообщить...";

"Просим оплатить...";

"Просим Вас предоставить...";

"Просим Вас представить данные о...";

"Мы просили бы Вас подтвердить...";

"Просим Вас принять...";

"Вторично просим безотлагательно погасить...";

"Прошу Вас направить в мой адрес..."

"Прошу Вас...";

"Прошу произвести оплату...";

"Прошу дать указание...";

"Просим Вас рассмотреть...";

"Сообщаю Вам и прошу...";

"Прошу довести до сведения...";

"Согласно предварительной договоренности прошу Вас...";

"Просим содействия в...";

"Обращаю Ваше внимание и прошу...";

"Прошу принять меры по...";

"В дополнение к... прошу рассмотреть...";

"Принимая во внимание; что...; просим...";

"Просим Вас изыскать возможность...";

"Просим Вас рассмотреть вопрос о...";

"Убедительно просим подтвердить...";

"В соответствии с нашей договоренностью просим..." и т.п.

Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например: "Надеемся на положительное решение вопроса...";

"Мы будем весьма благодарны; если вы пришлёте...";

"Будем признательны; если Вы...";

"Сообщите, пожалуйста...";

"Желательно было бы...";

"Нам было бы желательно...";

"Нам хотелось бы...";

"Надеемся; что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение"; "Обращаемся к Вам с просьбой...";

"Позвольте обратиться к Вам с просьбой...";

"Настоящим сообщаем и просим незамедлительно предоставить..."; "Мы будем благодарны Вам, если Вы...";

"Будем признательны...";

"Будем благодарны за...";

"Будем весьма...";

"Мы надеемся, что Вы сочтете возможным...";

"Мы будем рады; если Вы...";

"Обращаемся к Вам с просьбой о...";

"Желательно было бы ознакомиться...";

"Мы хотели бы..." и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

"Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)"; "Одновременно просим Вас...".

Письма-просьбы подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-просьба требует письма-ответа.

Следует отметить, что просьба может содержаться и в других письмах, например, в сопроводительном письме, гарантийном и др.

Образец письма-просьбы представлен в приложении 15. Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо- просьбу. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо- отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме.

Важно помнить!

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа ("На Ваше письмо от... №... "). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа", куда и вносятся сведения об инициативном письме. Письмо-ответ можно начинать словами: "В ответ на Ваше письмо сообщаем...", "В ответ на Ваше письмо извещаем...".

Стандартные фразы, используемые в письмах-ответах:

"Сообщаем Вам...";

"Извещаем Вас...";

"На вашу просьбу сообщаем...";

"К сожалению, мы не можем...";

"К нашему большому сожалению...";

"К нашему взаимному удовлетворению...";

"В соответствии с Вашей просьбой направляем...".

Стандартный текст положительного письма-ответа может выглядеть так:

Отрицательный ответ должен быть обоснован, не следует отказывать в просьбе без объяснения. В случае, если организация – автор письма располагает информацией о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу, рекомендуется сообщить адресату информацию об этом.

Стандартные фразы, используемые в письмах-отказах:

"С сожалением сообщаем Вам, что мы не сможем удовлетворить Вашу просьбу по следующим причинам...";

"В связи с... наша организация не может...".

Образец письма-ответа представлен в приложении 16.

Обратите внимание!

Деловая коммуникация не допускает грубости и бестактности и предполагает нейтральную тональность общения между партнерами. В связи с этим в служебных письмах рекомендуется избегать прямого отказа.

Письмо-напоминание – письмо, повторно сообщающее о каком-либо факте, а так же используемое в случаях, когда организация-контрагент не осуществляет действий, вытекающих из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить тс или иные действия.

Ключевой фразой письма-напоминания является глагол "Напоминаю (напоминаем)".

Базовые модели и конструкции письма-напоминания:

"В письме от... мы сообщали Вам, что...";

"Однако до настоящего времени ответа от Вас мы не получили";

"Напоминая об этом, просим...";

"При неполучении ответа в... срок...";

"Напоминаем Вам, что по плану совместных работ...";

"Предлагаем Вам в соответствии с условиями договора...";

"Согласно договору №... напоминаем об обязательствах...";

"Несмотря на неоднократные напоминания...";

"Срочно сообщите нам состояние дел";

"Вторично посылаем Вам...";

"Вторично ставим Вас в известность...";

"Вторично напоминаем Вам...";

"Убедительно просим...";

"Еще раз... напоминаем...";

"В противном случае мы будем вынуждены...";

"Обращаем Ваше внимание на то, что...";

"Ставим Вас в известность, что...".

Письмо-напоминание может содержать еще одну дополнительную часть, в которой упоминаются санкции, которые будут применены в случае невыполнения необходимых действий:

"В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции" и т.п.

Образец письма-напоминания представлен в приложении 17.

Письмо-благодарность (благодарственное письмо) – деловое письмо, выражающее благодарность за совершенные действия (за полученное письмо, за представление информации, за приглашение). Письма-благодарности менее формализованы по сравнению с другими видами писем и составляются в более свободной форме.

Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения: "Благодарим за...";

"Мы благодарим Вас за...";

"Мы признательны Вам за то, что...";

"Выражаем признательность за...";

"Выражая благодарность за Ваше письмо, сообщаем, что...";

"Мы получили приглашение, за которое Вам очень признательны"; "Заранее благодарим Вас за...";

"С благодарностью подтверждаем...";

"Выражаем Вам свою благодарность за...";

"Позвольте Вас поблагодарить за...";

"Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность...";

"Благодарим за оказанную помощь в...";

"Мы благодарны Вам за...";

"Мы получили Ваше приглашение..., за которое Вам благодарны..."; "Обращаясь к Вашему письму, благодарю за предоставление...", "Выражаем Вам глубокую признательность за...";

"В этой связи, хочу поблагодарить Вас...";

"От всей души выражаю Вам благодарность...";

"Выражая благодарность за..., сообщаем, что...";

"Наша искренняя признательность за...";

"С чувством глубокой признательности..." и пр.

Образец письма-благодарности представлен в приложении 18.

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма следует коротко изложить ее суть, при подтверждении получения документов необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является глагол "Подтверждаю".

Базовые модели и конструкции письма-подтверждения:

"Подтверждаем получение документов (предварительную договоренность, согласие и т.п.)";

"Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах...";

"Подтверждаем намерение...";

"С благодарностью подтверждаем получение материалов..." и др.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Образец письма-подтверждения представлен в приложении 19.

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут как информировать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, так одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Таким образом, письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением либо предшествовать письму-приглашению.

Письмо-извещение может иметь приложения, которые могут содержать программу мероприятия, заявку на участие и другие информационные материалы. Такие письма, как правило, рассылаются но списку, поэтому реквизит "Адресат" оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия, а также несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Образец письма-извещения представлен в приложении 20.

Письмо-приглашение – деловое письмо, являющееся разновидностью письма-извещения. Отличие от письма-извещения заключается в том, что оно может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений. Как правило, письма- приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату "Уважаемый..!", "Уважаемые..!", например:

"Уважаемый господин Степанов!";

"Уважаемый Александр Николаевич!";

"Уважаемые господа!";

"Уважаемые начальники филиалов!" и т.п.

Письма-приглашения возможно рассылать по электронной почте, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях используются следующие выражения:

"Приглашаем Вас принять участие в...";

"Просим Вас принять участие в...";

"Имеем честь пригласить Вас...";

"Примите наше приглашение...";

"Разрешите пригласить (приглашаем)...";

"Мы были бы рады видеть Вас на...";

"Мы будем весьма признательны Вам за участие в...";

"Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы могли принять наше приглашение на...";

"Приглашаем Вас на... которое состоится..." и т.п.

Стандартный текст письма-приглашения выглядит так:

"23–25 марта 2014 г. состоится научно-практическая конференция “Образование – новое время, новые подходы”. Просим подтвердить Ваше участие в конференции и выслать тезисы выступления объемом 3–5 листов. Дополнительная информация будет направлена Вам после подтверждения Вашего участия".

Образец письма-приглашения представлен в приложении 21.

Ответ на письмо-приглашение – деловое письмо, выражающее положительный или отрицательный отклик. В случае положительного решения организация может сразу направить заявку на участие в мероприятии. В случае отрицательного решения необходимо указать причину отказа, начав ответ на письмо-приглашение с обоснования отказа: "В связи с...".

Образец ответа на письмо-приглашение представлен в приложении 22.

Письмо-поздравление (поздравительное письмо) – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица или организации.

Письма-поздравления составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему и включать одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

В деловой практике можно выделить следующие поводы для поздравлений:

• – юбилеи, дни рождения организации-получателя и руководителя организации;
• – награждение, победы в конкурсах, выигрыш в тендерах;
• – успехи в деловой и профессиональной деятельности (назначение на высокую должность, присвоение почетного или специального звания, открытие нового филиала и т.д.);
• – государственные праздники (Новый год, Рождество, День защитника Отечества и пр.);
• – религиозные праздники (Рождество);
• – приятные события в личной жизни (день рождения, бракосочетание, рождение ребенка);
• – заключение взаимовыгодных партнерских соглашений;
• – годовщина сотрудничества (как правило, первая или круглая).

Практика

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, имеющей большую плотность и т.д.

В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:

"Поздравляем Вас в связи с...";

"Искренне поздравляем Вас с...";

"Примите наши искренние поздравления в связи с...";

"Сердечно поздравляем Вас с...";

"Поздравляем Вас с...";

"Примите наши искренние поздравления...";

"Поздравляем с назначением на новую должность";

"Поздравляем с открытием нового филиала";

"С радостью узнали о Вашем успехе на выборах. Поздравляем с победой!" и т.п.

Стандартный текст письма-поздравления может выглядеть так:

"Примите наши искренние поздравления по случаю Вашего избрания председателем Совета директоров. Желаем Вам крепкого здоровья и успехов в работе. Уверены, что Ваш опыт и высокий профессионализм послужат дальнейшему развитию компании и укреплению ее позиций в сфере высоких технологий".

Образец письма-поздравления представлен в приложении 23.

Ответ на письмо-поздравление – письмо, составляемое как отклик на поздравление в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица или организации.

Стандартный текст ответа на письмо-поздравление:

"Благодарю за то внимание, которое Вы оказали мне в день моего рождения. Спасибо за теплые и искренние слова. Со своей стороны желаю Вам большого счастья и здоровья, достатка и благополучия".

Образец ответа на письмо-поздравление представлен в приложении 24.

Гарантийное письмо – деловое письмо, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (услуг, продукции, помещения и др.).

В гарантийном письме организация-автор берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Текст гарантийного письма содержит просьбу о выполнении работы, предоставлении услуг и пр. и содержит юридически значимую фразу: "Оплату гарантируем" и т.д. Далее в тексте письма приводятся банковские реквизиты организации – автора гарантийного письма.

Гарантийные письма подписывает директор и главный бухгалтер организации, подписи заверяются основной печатью организации.

Важно знать!

Отличительной особенностью гарантийного письма является наличие реквизита "наименование вида документа", не проставляемого на других видах писем. Данный реквизит будет выглядеть следующим образом – ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Базовые модели и конструкции гарантийного письма:

"Возврат кредита гарантируем...";

"Гарантируем возврат кредита в сумме... до...";

"Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...";

"Предоставление жилой площади гарантируем...";

"Предприятие гарантирует...";

"Данным письмом гарантируем...";

"(Название организации) просит (Вас) оказать помощь... (Название организации) гарантирует...";

"Просим в порядке оказания помощи предоставить... (Название организации) гарантирует...";

"Гарантируем, что оборудование, поставленное по вышеуказанному заказу, во всех отношениях соответствует описанию, техническим условиям и спецификации, содержащимся в заказе";

"Если в течение... от даты пуска в эксплуатацию оборудование окажется дефектным, обязуемся устранить дефект за свой счет";

"Если... обязуемся заменить дефектное оборудование бесплатно";

"Обязуемся поставить повое оборудование без задержки";

"Обязуемся уплатить стоимость перевозки и страхования" и пр.

Образец гарантийного письма представлен в приложении 25.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационное письмо близко по значению к письму-сообщению или рекламному письму, но является более широким и информативным. Такое письмо – результат логического развития переписки. Оно отправляется адресату, если контакт с ним удалось установлен, и он не возражает против последующего развития деловых отношений. Информационное письмо призвано в несколько большем объеме по сравнению с сообщением проинформировать адресата о стремлении автора развивать деловые контакты и об отдельных аспектах их осуществления.

Информационные письма оказываются полезными при установлении первичного контакта с адресатом, которому предоставляется определенное количество дополнительной информации обзорного характера. Информационное письмо может содержать побуждение адресата к получению дополнительных сведений путем использования в письме формулировки: "Мы будем рады ответить на Ваши вопросы".

Образец информационного письма представлен в приложении 26.

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. В коммерческой деятельности, связанной с предоставление товаров и услуг, заявка может использоваться как первичный документ, на основании которого проводится оформление заказа и составление договора. Особую разновидность заявок составляют документы, представляемые в органы исполнительной власти и государственные организации в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.

Заявка может быть составлена по унифицированной форме или с учетом требований, сформулированных организацией, предлагающей товары или услуги. В первом случае составление такой заявки заключается в заполнении трафаретной формы, предложенной организацией-продавцом. Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается информация, существенная для автора письма.

Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую- либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия, то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:

"Просим Вас включить в состав группы для участия в...";

"Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в...";

"Просим Вас зарегистрировать в качестве участников..." и т.п.

В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.) указываются следующие сведения:

• – название мероприятия;
• – дата его проведения;
• – форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);
• – фамилия, имя и отчество участника (участников);
• – место работы, должность;
• – почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;
• – потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

В случае, когда составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявки, помимо тех, что содержатся в бланке письма.

Заявка может содержать и гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь.

Образец письма-заявки представлен в приложении 27.

Письмо-дополнение – деловое письмо, направляемое следом за основным письмом и содержащее дополнительную информацию. Характерной особенностью такого письма является прямое указание на то, что оно служит продолжением предыдущего письма. Именно с этого и следует начинать письмо-дополнение, например:

"В дополнение к письму...";

"Данное письмо является дополнением к...".

В тексте письма-дополнения следует пояснить, чем была вызвана необходимость его отправки, например:

"В связи со значительным изменением стоимости комплектующих к изделию... представляющим для Вашего предприятия непосредственный интерес...".

Образец письма-дополнения представлен в приложении 28.

Письмо-извинение – письмо, составляемое по случаю принесения извинений адресату за допущенные нарушения в деловых отношениях. Письма-извинения встречаются в служебно-деловой переписке сравнительно редко. Тем не менее, во многих случаях они оказываются незаменимыми для принесения адресату формальных извинений и нормализации взаимоотношений, особенно, если принести извинения иным образом не представляется возможным.

Стандартная формулировка для начала писем-извинений: "Прошу Вас принять извинения в связи с (за)...". Извинения следует принести в начале письма и лишь затем пояснить мотивы своего обращения. В то же время извиняться по ходу письма дважды не принято. Лучше как можно более искренне и убедительно выразить свое сожаление в связи с имевшим место временным нарушением взаимоотношений с адресатом. Общий тон письма-извинения должен быть подчеркнуто примирительным, но не заискивающим.

Образец письма-извинения представлен в приложении 29.

Письмо-соболезнование – деловое письмо, составляемое для выражения сожаления, сочувствия и соболезнования. Данный вид письма используется в повседневной деловой переписке в связи с кончиной близких адресату людей (родственников, коллег).

В случае менее трагических событий (стихийного бедствия, крупных неприятностей в деятельности организации) используется письменное выражение сочувствия, сожаления. Данные письма предназначены для проявления дружеской поддержки в деловой среде. К этой форме письменного обращения допустимо прибегать в случае возникновения недоразумений во взаимоотношениях автора с адресатом при разногласиях, нарушающих привычный порядок деловых контактов. Начинать подобные письма следует именно со слов соболезнования (сочувствия, сожаления), например: "Прошу Вас принять мои соболезнования..." или "Выражаю Вам свое искреннее сочувствие...". Крайне желательно, чтобы общий тон такого письма был подчеркнуто теплым и оставлял место для проявления чувства надежды и оптимизма.

Образец письма-соболезнования представлен в приложении 30.

Рекомендательное письмо – форма ходатайства автора перед адресатом в пользу третьего лица, не участвующего в переписке. Чаще всего встречаются рекомендательные письма, выданные организацией сотруднику в подтверждение опыта работы в данной организации, заслуг и личных качеств сотрудника.

Типичной формулировкой для начала рекомендательного письма является следующая: "Настоящим письмом имею честь рекомендовать Вам господина (госпожу)...". После этого автор обращает внимание адресата на мотивы своего обращения и излагает собственное представление о рекомендуемой персоне. Развернутая рекомендация не может быть общей, она должна содержать описание конкретных достоинств (или недостатков) рекомендуемого с целью создания у адресата объективного впечатления об этом человеке.

Это интересно!

Поэт Сергей Есенин приехал в Петербург 9 марта 1915 г. Первым, кого он посетил в городе, был Л. Л. Блок. Он дал ему рекомендательные письма, и путь Есенину в литературные круги был открыт.

В деловой практике можно выделить группу писем, применяемую при ведении коммерческой деятельности организаций, так называемые коммерческие письма . К данной группе можно отнести следующие виды писем.

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое на предконтрактной стадии потенциальным покупателем к потенциальному продавцу с целью получения информации о возможности поставки партии товара на определенных условиях или с просьбой направить предложение на поставку определенной партии товара (на оказание определенного рода услуг). Коммерческий запрос следует отличать от информационного письма и письма- просьбы о сообщении условий поставки и цены товара. Письмо-запрос не считается также заявкой или заказом, являющихся иными видами писем с иными элементами и реквизитами.

В коммерческом запросе покупателя интересует возможность поставки партии товара в определенные сроки, на определенных условиях, может затрагиваться вопрос о цене поставки. В запросе, как правило, указывают: наименование товаров (услуг) и условия, на которых желательно получить товар (количество, качество товара, модель, марка, цена, сроки поставки, условия поставки и др.).

Условия платежа определяют, в какой момент и каким образом покупатель производит расчеты с продавцом. Условия поставки определяют, где и в какой момент ответственность за сохранность товара и риски переходит от продавца к покупателю.

При определении условий поставки в международной торговле используются термины, которые содержатся в словаре коммерческих терминов ИНКОТЕРМС (International Commercial Terms, INCOTERMS), разработанном Международной торговой палатой. В словаре приводятся термины по базисным условиям поставок, касающиеся перевозочного процесса, оформления поставок и т.д., содержащиеся в международных договорах купли-продажи. Трехбуквенные аббревиатуры каждого термина являются стандартными и согласованы с соответствующими органами ООП. Так как ИНКОМЕРМС – постоянно совершенствуемый свод терминов, при его использовании в договорах необходимо указание на редакцию словаря.

Некоторые термины из словаря приведены ниже:

• – FAS (Free Alongside Ship) – свободно вдоль борта судна в... (порт отгрузки). Продавец считает свои обязательства выполненными, когда товар размещен вдоль борта судна на причале. С этого момента покупатель должен нести все расходы и риски утраты или повреждения товара. Термин используется только при перевозках морским или речным водным транспортом;
• – FOB (Free on Board) – свободно на борту в... (порт отгрузки). Ответственность и риски переходят на покупателя с момента перехода товара через поручни судна в согласованном порту отгрузки. Термин используется только при перевозках морским или речным водным транспортом;
• – CIF (Cost Insurance Freight) – стоимость, страхование, фрахт оплачены до порта назначения. Термин используется только при перевозках морским или речным водным транспортом;
• – CIFC (Cost Insurance Freight and Conihsion ) – CIF и комиссия посредника;
• – DAF (Delivered At Frontier ) – поставка на границе. Продавец считается выполнившим свои обязательства по поставке товара, прошедшего таможенную очистку для вывоза с момента передачи его покупателю в условленном пункте на границе. Термин может быть использован для любого вида транспорта, однако преимущественно используется для железнодорожных и автомобильных перевозок.

В коммерческом запросе используются следующие выражения:

"Просим сообщить подробную информацию о...";

"Просим Вас сообщить о возможности поставки...";

"Просим сделать предложение на поставку..." и др.

Стандартный текст письма-запроса:

"Концерн “ВАМИТ” специализируется на исследовании технологий сушки древесины. В связи с этим мы крайне заинтересованы в приобретении и монтаже сушильных камер производства российских предприятий. Просим Вас выслать рекламные проспекты и информацию о цене комплектов типовых проектов научно-технической документации на оборудование для сушки древесины".

Образец письма-запроса представлен в приложении 32.

Ответ на письмо-запрос – ответное письмо потенциального продавца товаров (услуг) на запрос потенциального покупателя товаров (услуг).

В случае, когда продавец готов выполнить все условия запроса, он может сразу выслать предложение на поставку. Однако для подготовки качественного предложения требуется время, поэтому рекомендуется сначала дать принципиальное согласие, а следующим письмом выслать предложение.

Ответом на коммерческий запрос может быть:

• – письмо-предложение (оферта), если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя;
• – письмо, информирующее о товаре (услугах), если покупатель запрашивал именно информацию о товаре;
• – отказ в рассмотрении запроса.

В последнем случае этика деловых отношений требует, прежде всего, выразить благодарность за заказ, затем объяснить причины, по которым заказ не может быть принят и исполнен, например:

"Благодарим Вас за запрос на поставку... К сожалению, в связи с... Ваш заказ нс может быть принят к рассмотрению (исполнен)";

"Благодарим Вас за запрос на поставку... К сожалению, интересующий Вас товар может быть поставлен только на условиях...";

"Благодарим Вас за запрос на поставку... К сожалению, интересующий Вас товар может быть поставлен не ранее... Просим сообщить Ваше согласие об изменении сроков поставки".

Стандартный текст ответа на запрос:

"Рассмотрев Ваш запрос о возможности поставки 2000 мониторов ASUS VX239H в Екатеринбург в апреле 2014 г„ подтверждаем готовность осуществить поставку данной продукции в заданные сроки".

Образец ответа на письмо-запрос представлен в приложении 33.

Письмо-предложение (презентационное письмо) – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. В коммерческой деятельности такое письмо-предложение называется коммерческим предложением или офертой.

Оферта может быть:

• – письменным подтверждением ранее достигнутой устной договоренности;
• – ответом на ранее присланный письмо-запрос;
• – самостоятельным предложением, являющимся инициативным документом. В этом случае оно выступает как рекламное письмо.

В двух первых случаях предложение направляется в ответ па письмо- запрос либо как результат предварительных договоренностей, поэтому оно не бывает инициативным. Соответственно в первой строке письма указывается мотивация отправки предложения.

В коммерческом предложении гораздо больше обязательных элементов, чем в запросе. Сюда включаются данные об упаковке и маркировке, качестве, цене товара, цене поставки, стоимости всей партии, условиях платежа. Возможно представление сведений о компенсации рисков в форсмажорных обстоятельствах и условия об арбитраже.

В коммерческой деятельности различают предложения (оферты) свободные и твердые. Свободным называется предложение, от выполнения которого продавец может отказаться до заключения контракта; оно нс связывает продавца обязательством продать товар. Информация о свободном предложении дается в первой строке текста (... делаем Вам предложение без обязательств с нашей стороны). Твердым является предложение, от выполнения которого продавец не в праве отказаться до определенного срока.

Твердое предложение направляют конкретному покупателю с указанием существенных условий поставки (количества товара, качества, цены товара и т.д.). Твердое предложение связывает продавца обязательством продать предлагаемый товар тому, кому он его предлагает, поэтому обязательным элементом твердого предложения является указание в последней строке срока действия предложения, например: "Предложение действительно до...". Неполучение ответа в установленный срок равносильно отказу принять предложение.

Для создания качественного письма-предложения необходимо ориентироваться в следующих понятиях:

• – акцепт – принятие предложения на условиях продавца;
• – навалом – транспортировка габаритных грузов без упаковки;
• – наливом – транспортировка жидкостей в цистернах или танкерах без упаковки;
• – насыпью – транспортировка сыпучих грузов без упаковки.

Наиболее распространенные международные термины, определяющие

условия платежа:

• – АСС/АСС (АССОUNТ/AССОUNТ) – со счета на счет;
• – В/С (Bill For Collection) – вексель на инкассо;
• – CBD (CASH BEFORE DELIVERY) – плата наличными до поставки товара;
• – CD (CASH AGAINST DOCUMENTS) – уплата наличными против документов;
• – CIA (CASH IN ADVANCE) – предоплата наличными.

Предложение партнеру содержит конкретную детальную информацию,

так как следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Структура оферты может иметь следующий вид:

Часть 1. Вступление:

• – приветствие;
• – обозначение причины составляемого письма.

В этой части послания используют фразы:

"На Ваш запрос сообщаем, что...";

"Мы рады, что Вы хотите наладить с нами деловые контакты";

"Мы с удовольствием посылаем Вам желаемые образцы и предлагаем...";

"Наш представитель, г-н N сообщим нам, что Вы проявляете интерес к нашим товарам...";

"Согласно Вашей просьбе...";

"Мы подтверждаем нашу договоренность и сообщаем, что можем поставить...";

"Наши деловые партнеры (N) сообщили нам, что Вы заинтересованы во включении в свой ассортимент наших продуктов...";

"Мы готовы поставлять Вам наши изделия, и поэтому для ознакомления высылаем наш последний каталог".

Часть 2. Основная часть:

• – ответ на поставленные вопросы;
• – донесение смысла коммерческого предложения (акцент на исключительность товара, если производителей данного продукта мало; акцент на параметры, отличия товара, если производителей данного продукта много; акцент на особенности работы компании и предоставлении услуг, если производителей данного продукта очень много).

Используемые фразы:

"Мы готовы сделать Вам особое предложение";

"Предлагаем Вам...";

"Предлагаем Вам твердо...";

"В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам...";

"В приложении направляем Вам наш каталог с новейшим прейскурантом";

"Наш подробный прейскурант убедит Вас в богатстве нашего ассортимента";

"Наше предложение действует до...";

"Цены включают упаковку и транспортные расходы";

"Мы поставляем на условиях...";

"Мы готовы предоставить Вам скидку...";

"Сообщите нам, пожалуйста, о согласии с пробной закупкой на испытание";

"При условии, что цены на сырье останутся неизменными,..";

"Наша продукция высоко ценится за...".

– дополнительные предложения (акцент на особое отношение к клиенту).

Используемые фразы:

"Чтобы облегчить Вам начало этой новой сделки, мы предоставим Вам скидку... % на наши цены в каталоге";

"Отличное качество нашей продукции завоевало много внимания к себе во всем мире";

"Обращаю Ваше внимание особенно на позиции...";

"Для Ваших целей лучше всего подойдет модель...";

"Позиции (товары), отмеченные в прейскуранте, я могу Вам порекомендовать особенно, так как они изготовлены...";

"Вы могли бы выгодно закупить большую партию...";

"Как Вы видите, наши цены конкурентоспособны";

"Мы уверены, что качество наших товаров будет соответствовать всем Вашим ожиданиям";

"Па всю нашу продукцию мы даем... года гарантии";

"Наши товары тщательно проверяются, чтобы гарантировать качество";

"Мы были бы рады вступить с Вами в деловые отношения, и убеждены в том, что Вы сможете с успехом продавать нашу продукцию в Вашем магазине";

"Ваш первый заказ убедит Вас в том, что мы стремимся выполнять все пожелания заказчика с максимальной тщательностью".

Часть 3. Заключительная:

– высказывание благодарности за внимание и выражение надежды на сотрудничество.

Используемые фразы:

"Мы были бы очень рады вскоре получить от Вас заказ";

"Если у Вас будут вопросы по этому поводу, Вы можете нас найти по следующим телефонным номерам";

"Если Вам не подходит наше предложение, то мы будем благодарны Вам за то, что Вы ознакомите нас с причинами";

"По Вашему желанию охотно предоставим в Ваше распоряжение информацию об условиях поставки и оплаты";

"Мы будем рады Вашему заказу и обещаем быстрое, аккуратное выполнение".

Стандартный текст письма-предложения:

"Предлагаем Вашему вниманию новый каталог, включающий полный ассортимент выпускаемой нашей фирмой мебели. Мы также направляем прейскурант, в котором предусмотрены значительные скидки нашим постоянным покупателям. Однако мы не можем долго сохранять эти скидки, поэтому рекомендуем оформить Ваш заказ в течение текущего месяца".

Образец письма-предложения представлен в приложении 34.

Ответ на письмо-предложение – ответное письмо потенциального покупателя товаров (услуг) на предложение потенциального продавца товаров (услуг).

Деловым этикетом предусматривается обязательный ответ на предложение даже в том случае, когда вы не можете его принять.

Ответом на письмо-предложение может быть письмо, подтверждающее принятие предложения, или отказ. Покупатель может быть не согласен лишь с некоторыми условиями предложения, тогда он может направить продавцу встречное предложение, в результате возникает коммерческая переписка, в процессе которой стороны или приходят к соглашению по всем существенным условиям поставки, или отказываются от заключения сделки. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты:

"Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности заключить сделку па...";

"Принимаем Ваше предложение на...";

"Подтверждаем свою готовность заключить сделку на...";

"Благодарим Вас за предложение, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке данного товара".

Стандартный текст ответа на письмо-предложение:

"Благодарим за Ваше предложение дополнительно поставить трансформаторы тока для комплектации электрических щитов управления. Однако мы считаем названную Вами цену слишком высокой. Кроме того, условия платежа, к сожалению, для нас неприемлемы. Мы готовы вернуться к Вашим предложениям, если Вы сочтете возможным внести в них соответствующие изменения".

Образец ответа на письмо-предложение представлен в приложении 35.

Письмо-требование – деловое письмо, целью которого является побуждение контрагента выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, имеют сложную структуру. В них приводятся условия договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и указываются возможные санкции в случае невыполнения данных обязательств.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

"Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)...";

"Требуем выполнить взятые на себя обязательства...";

"Требуем незамедлительно выполнить..." и т.д.

Возможные санкции могут формулироваться следующим образом:

"В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...";

"В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд";

"В противном случае мы не несем ответственности за последствия..." и т.п.

Образец ответа на письмо-требование представлен в приложении 36.

Претензионное письмо составляется на бланке письма. Нормативных требований к оформлению претензий на уровне законодательства в настоящее время не существует. Но практикой выработаны следующие рекомендации по его составлению и оформлению.

• – основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо);
• – суть, предмет претензии. Должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере (задержка, ненадлежащее качество и др.);
• – обоснованность претензии (ссылки на договоры, акты и др.), доказательства с указанием ссылки на нормативные документы, служащие основанием для удовлетворения претензии;
• – материальный и другие ущербы, понесенные вами;
• – действия партнера по претензии; конкретные требования составителя претензии (расторжение договора, возврат денежных средств, требование замены некачественного товара и т.д.) с указанием сроков удовлетворения этих требований;
• – ваши действия, если претензия не будет удовлетворена. Письмо должно содержать предупреждение о последующем обращении в судебные органы в случае, если претензия нс будет удовлетворена.

Для однозначной идентификации данного вида письма допускается обозначения вида письма на документе – ПРЕТЕНЗИЯ.

Претензионное (рекламационное) письмо должно иметь заголовок к тексту, отражающий основные его требования, например, "Об уплате задолженности и неустойки" или содержать ссылку на договор, условия которого были нарушены, например, "О претензии по договору аренды от__________№________".

Претензионное (рекламационное) письмо должно содержать отметку о наличии приложения с указанием всех прилагаемых документов, подтверждающих обоснованность претензии. В письме устанавливается срок рассмотрения данной претензии, который, однако, не определен законодательно и на практике составляет один месяц. Форма изложения текста должна быть максимально корректной для сохранения деловых отношений и репутации партнеров.

Претензионные письма, как правило, направляются адресату заказным письмом с отдельной квитанцией и уведомлением о вручении. Данные документы сохраняются автором претензии для возможного предъявления в судебные органы.

При составлении текста претензии в качестве основания для предъявления претензии используются следующие фразы:

"Направляем Вам претензию на...";

"Высылаем Вам акт экспертизы от... №..., из которого следует, что...";

"Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества...";

"Мы предъявляем претензию по качеству товаров...";

"На основании коммерческого акта мы предъявляем претензию к...";

"В соответствии с договором... Вами нарушен пункт №...";

"В партии товара, отгруженной... обнаружена недостача...";

"При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №... была установлена недостача...";

"К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что...";

"К сожалению, мы должны сообщить Вам...";

"Согласно пункту 4 договора Вы должны поставить нам...".

Для изложения требований используются фразы:

"Мы намерены потребовать от Вашей стороны...";

"Имеем намерение просить Вас...";

"В соответствии с вышеизложенным просим Вас...";

"В связи с вышеизложенным Вам начислен штраф за...".

Для изложения содержания санкций пользуются выражениями:

"В случае уклонения от принятия мер по урегулированию вопросов, отраженных в рекламации, дело, будет передано в Арбитражный суд...";

"... в противном случае к Вам будут предъявлены штрафные санкции";

"Отказ от выполнения обязательств но договору в связи с заявленной рекламацией...".

Ответ на претензионное (рекламационное) письмо организация должна дать в установленный срок. В течение этого времени нужно письменно сообщить контрагенту об отклонении претензии или о принятии ее к рассмотрению. В случае, если претензия принимается к рассмотрению, сообщается срок принятия решения по претензии или конкретные меры по ее удовлетворению. В случае отклонения претензии излагаются причины отказа со ссылкой на документы, которые могут его обосновать.

• – письма, предлагающие товары или услуги;
• – письма-презентации, содержащие сведения об организации.

Кроме названных разновидностей, в рекламе широко используются информационные письма, проспекты, бюллетени, задача которых давать подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Эти материалы не являются рекламными письмами, но вместе с ними выполняют рекламную функцию. Рекламные материалы, как правило, предоставляются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию об организации или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.

• – рекламное письмо не должно быть длинным и составлять не более одной страницы;
• – рекламное письмо должно быть лаконичным, ясным, информативным; не следует детально описывать организацию и предлагаемые товары или услуги, но необходимо акцентировать только отличие вашей организации от других, ваши товары от товаров других поставщиков;
• – не подобает преувеличивать заслуги вашей организации, так как любую информацию всегда возможно проверить;
• – не следует навязывать предлагаемые товары или услуги; неоднократное повторение предложения, пусть и в разных вариантах, может оттолкнуть корреспондента;
• – рекламное письмо представляет вашу компанию, фирму, поэтому оно должно быть оформлено на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами.

• 3. Представление продукта (товара) и перечисление его основных достоинств.
• 4. Перечисление дополнительных или сопутствующих условий.
• 5. Конкретное предложение о сотрудничестве (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т.п.).
• 6. Выражение готовности предоставить образцы товара, подробную информацию о товаре или услугах и ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у потенциального потребителя.
• 7. Стандартная фраза с выражением надежды на сотрудничество.
• 8. Подпись (должность, фамилия, инициалы).

При случае, когда письмо представляет организацию, его структура может выглядеть следующим образом:

• 1. Обращение к адресату ("Уважаемые господа!" или "Уважаемые коллеги!").
• 2. Краткое представление организации и характера ее деятельности.
• 3. Описание основных направлений деятельности организации, ее преимуществ по сравнению с другими организациями, предлагающими аналогичные товары или услуги.
• 4. Конкретное предложение о сотрудничестве.
• 5. Выражение готовности предоставить любую интересующую информацию об организации и ответить на все вопросы.
• 6. Стандартная фраза с выражением надежды на сотрудничество.

Для оказания более сильного воздействия на потенциального партнера, необходимо, чтобы письмо, рекламирующее товары и услуги, было подписано как минимум руководителем подразделения, а письма, представляющие организацию, руководителем организации или его заместителем.

При оформлении рекламных писем нужно придерживаться общих правил оформления деловых писем, но для привлечения внимания к письму допустимо использовать более широкий спектр оформления текста, такой как выделение наиболее важных фрагментов текста.

Итак, современное управление требует от каждого менеджера и руководителя умения писать деловые тексты самой различной направленности. Это может быть как составление коммерческих писем и деловых предложений, так и оформление поздравительных писем и благодарностей. От написания некоторых из этих документов будет напрямую зависеть успех всей управленческой и коммерческой деятельности. В связи с этим практические письменные навыки разработки деловых писем независимо от тематической направленности текста требуются в ежедневной работе практически любому специалисту, включая менеджеров всех уровней, руководителей подразделений компании, специалистов по рекламе, персональным помощникам руководителей, а также всем офисным работникам.